Jak rozmawiać z szefem, czyli “Porozumienie bez przemocy”?

Jak rozmawiać z szefem, czyli “Porozumienie bez przemocy”?

Czy wiesz jak rozmawiać z szefem? Za chwilę masz spotkanie. To będzie ważna rozmowa. O Tobie, Twoim rozwoju i możliwościach.  Pocą Ci się ręce, ale z drugiej strony jest w tym pewna ekscytacja. Może dostaniesz nowy projekt, może nowego klienta? Przygotował_ś się do tej rozmowy. Wypisał_ś całą stronę swoich ostatnich osiągnięć. Nie zapomniał_ś o swoich mocnych stronach. No i Twoje bombowe pomysły!

Tymczasem… w trakcie spotkania szef jest rozkojarzony, ciągle zerka do smartfona albo w okno. Przytakuje (może jednak słucha?!). A potem to już kubeł zimnej wody. Ostatecznie po godzinie wychodzisz i myślisz, że znowu dał_ś się wmanewrować w kiepski projekt w nadgodzinach. Jesteś wściekł_.Na niego i na siebie.

Dlaczego tak się dzieje? Przecież rozmawiacie! Czemu to, co mówisz nie trafia do drugiej strony? Czemu nie jesteś w stanie go przekonać do innego działania czy zachowania? W czym tkwi błąd? Jak rozmawiać z szefem? Ale… czy naprawdę rozmawiacie?

Jak rozmawiać z szefem – metoda czterech kroków

Niezwykła książka, którą czytałam na temat dialogu między dwojgiem ludzi, to Porozumienie bez przemocy (NonViolent Communication – NVC) Marshalla B. Rosenberga. Prosty schemat rozmowy sprawił, że dużo łatwiej było mi przygotować się do każdego spotkania z szefem lub pracownikami i z empatią podążać za potrzebami drugiej strony.

Lata później poszłam na studia podyplomowe „Porozumienie bez przemocy” i dziś wiem, że NVC, to nie tylko 4 kroki. To dużo, dużo więcej. To jak nauka obcego języka – języka serca. To praktyka empatycznego słuchania. To bycie dla drugiej osoby i podążanie za jej emocjami i potrzebami. I owszem, można ten język praktykować w miejscu pracy.

Te cztery kroki są zatem bardzo wyrwane z pełnego kontekstu porozumienia bez przemocy. I jednocześnie są prostym narzędziem na początek. Na oswajanie nowego sposobu komunikacji. Na mini praktyki w miejscu pracy.

Spójrz zatem czym są cztery kroki empatycznej rozmowy.

Fakty

Spostrzeżenia. To jak obserwowanie drugiej osoby przez kamerę przemysłową. Patrz tylko na fakty. Co widzisz? Szef siedzi przy stole, naprzeciwko Ciebie. Od czasu do czasu sięga po telefon, spogląda na niego, szybko odpisuje, odkłada na bok, spogląda w okno, z powrotem na Ciebie.

Suche fakty. Nie dopowiadaj sobie, że Cię nie słuchał. Tego nie zobaczysz przez kamerę.

Nie uogólniaj, że ciągle to robi. W trakcie tego spotkania zajrzał do telefonu sześć razy.

Jest rozkojarzony? To Twoje subiektywne spostrzeżenie. Patrząc przez kamerę trudno zauważyć rozkojarzenie. Możesz opisać, że patrzy w okno albo zamknął oczy na 15 sekund, ale równie dobrze u niego może to oznacza głębokie skupienie.

Nie oceniaj, zbieraj fakty. To również pozwala Tobie skupić się na rozmowie i na obserwacji.

Emocje

I co się wówczas w Tobie dzieje? Narasta gniew, frustracja. Cały wieczór przygotowywał_ś się do tej rozmowy, wypisał_ś świetne pomysły, a on nie wysłuchał, o nic nie dopytał, nie docenił. Chce Ci się płakać.

Co konkretnie czujesz? Jesteś zirytowan_, smutn_, bez energii, rozczarowan_. Czujesz wściekłość. Masz ochotę wymazać ostatnią godzinę z pamięci.

Kiedy mówisz “Czuję, że mnie nie słuchałeś” wcale nie mówisz o uczuciach! To tylko Twoje domysły. Po tych słowach odbiorca nadal nie będzie wiedział, co się w Tobie dzieje. Pomóż mu poznać Twoje emocje.

Uważaj na określenia: niezauważon_, ignorowan_, niezrozumian_, zmanipulowan_. To nie są emocje a interpretacja! Słysząc takie słowa odbiorca, może odebrać je jako atak, sugestię, że to on Cię zmanipulował czy zignorował.

Uczucia. Jeśli trudno Ci je nazwać, to skorzystaj z przykładowej LISTY UCZUĆ. Pobierz, wydrukuj i ucz się jak słówek języka obcego 🙂

Nazwanie Twoich emocji to pierwszy etap. Teraz wyraź te uczucia tak, by druga osoba jak najdokładniej zrozumiała Twój stan.

Potrzeby

Zadumałam się nad stwierdzeniem autora książki, że w naszej kulturze słowo potrzeba ma negatywne skojarzenie. Człowiek potrzebujący może być odbierany jako ktoś niedojrzały, nie radzący sobie. Z drugiej strony, osobie, która wyraża swoją potrzebę przylepia się etykietę egoisty!

A przecież potrzeby naturalnie związane są z naszymi uczuciami. Przecież po spotkaniu z szefem nie chcesz być zmartwion_ czy wściekł_. Chcesz to zmienić!

Twoje potrzeby. Najważniejsze jest, żeby rozmówca nie domyślał się ich, tylko żebyś dokładnie mu je przedstawił_. Jeśli je ujawnisz, jest większa szansa, że zostaną spełnione. Im bardziej swoje potrzeby skojarzysz z wcześniej wymienioną emocją, tym większa szansa na empatię drugiej strony.

Jeśli nie wiesz, jak nazywać swoje potrzeby, to skorzystaj z przykładowej LISTY POTRZEB.

Prośba

Ostatnim elementem dobrej rozmowy jest prośba. Pamiętaj jednak, że prośba wyrażona z pominięciem uczuć i potrzeb może zabrzmieć jak żądanie. A wówczas osiągniesz odwrotny efekt od zamierzonego. Możesz zostać odebran_ jako egoistka, roszczeniowy pracownik.

Kiedy zaś Twój rozmówca usłyszy Fakty, Emocje, Potrzeby, łatwiej będzie mu przypomnieć sobie Wasze ostatnie spotkanie oraz zrozumie, jak wtedy się czuł_ś.

Teraz możesz przejść do ostatniego elementu dobrej rozmowy. Do prośby. Poproś o konkretną i realną rzecz, którą chcesz by Twój szef wykonał. Mów pozytywnie. Nie proś o to, czego rozmówca ma NIE robić, a co właśnie MA zrobić. Proś w formie twierdzącej.

To tylko cztery zdania

Początkowo „model” Porozumienia Bez Przemocy może wydawać się skomplikowany. Tak, wymaga on przygotowania, empatii i praktyki, ale ostatecznie spójrz, to są tylko cztery zdania zbudowane wokół Faktów, Uczuć, Potrzeb i Prośby.

“Po ostatniej naszej rozmowie byłam smutna i zniechęcona. W trakcie spotkania sześć razy sięgałeś do telefonu coś pisząc. Chciałabym, żeby nasze spotkanie przebiegło bez zakłóceń i byś mnie wysłuchał. Czy możemy spotkać się jeszcze raz i czy możesz ze mną przeglądnąć w skupieniu moje pomysły i doradzić, które możemy wdrożyć a które wymagają poprawek?”

Książka, która uczy wzajemnego szacunku

Powyższe podsumowanie to spore uogólnienie koncepcji języka empatii Marshalla B. Rosenberga. Rozdziały książki zakończone są dodatkowymi ćwiczeniami, w których możesz sprawdzić, czy potrafisz rozróżnić fakty od oceny, uczucia od wyobrażeń, czy potrafisz wyrazić potrzebę oraz prośbę.

Niektóre przykłady z książki wydały mi się przejaskrawione i nie przystające do mojej rzeczywistości. A mimo to do książki sięgam często i wyłapuję nowe wskazówki.

Od momentu kiedy zgodnie z modelem Porozumienia Bez Przemocy zaczęłam przygotowywać się do spotkań, zauważyłam, że przebiegają one sprawniej, w łagodnej atmosferze, mi samej łatwiej odnieść się z empatią do drugiej osoby, wyczuć jej potrzebę, dopytać czy dobrze zrozumiałam prośbę. Rozmówcy stają się otwarci i szczerzy.

Język Porozumienia Bez Przemocy stosowany może być nie tylko w relacjach zawodowych, ale w każdych relacjach z drugim człowiekiem. To metoda, która sprzyja słuchaniu, wzajemnemu szacunkowi i empatii.

Jak rozmawiać z szefem podczas spotkań